Pada Januari 1923, Pejabat Sultan Kelantan telah ditubuhkan dan pejabat ini berada di ruangan kecil dalam Istana Balai Besar. Kebawah Duli Yang Maha Mulia Sultan Ismail ibni Almarhum Sultan Muhammad IV telah melantik Yang Berhormat Mulia Tengku Muhammad bin Tengku Petra Semerak (Tengku Sri Utama Raja) menjadi Kepala Istiadat. Baginda juga telah melantik Dato’ Istiadat Mahkota dan Dato’ Penghulu Balai dan dibantu oleh seorang kerani bernama Encik Ahmad bin Haji Ismail untuk membantu tugas-tugas kepala istiadat. Penubuhan ini menandakan lahirnya sebuah institusi istiadat yang rasmi dikenali sebagai Pejabat Istiadat atau dalam sebutan Inggeris, “Office Istiadat”.

Nama “Pejabat Istiadat” dikekalkan sehingga tahun 1946 sebelum ditukar kepada “Pejabat Sultan Kelantan”. Kini, struktur pentadbiran di Pejabat Sultan Kelantan telah berkembang dengan lebih sistematik dan moden merangkumi pelbagai jawatan penting seperti Penglola Istana D’Raja, Ketua Istiadat Kelantan, Setiausaha Sulit Kanan kepada Kebawah Duli Yang Maha Mulia Sultan Kelantan, Pegawai Protokol, Pegawai Istiadat, Juruiring Tentera Kebawah Duli Yang Maha Mulia Sultan Kelantan, Juruiring Tentera kepada Yang Teramat Mulia Tengku Mahkota Kelantan, Setiausaha Sulit kepada Kebawah Duli Yang Maha Mulia Sultan Kelantan, Setiausaha Sulit kepada Duli Yang Maha Mulia Sultanah Kelantan, Setiausaha Sulit kepada Yang Teramat Mulia Tengku Mahkota Kelantan, Pegawai Tadbir (Khidmat Pengurusan), Pegawai Tadbir (Media), Pegawai Tadbir (Kewangan), Penolong Ketua Penyelia Istana, Pegawai Keselamatan Istana, Jurutera, Juru Ukur Bahan dan  lain-lain lagi. Pejabat Sultan Kelantan yang ditubuhkan dengan fungsi, objektif, visi, dan misi yang jelas.